Ploegen, Zaaien, Groeien, Oogsten

Beelden, verhalen en metaforen kunnen goed helpen om te verhelderen.

Geïnspireerd door het voorjaar vond ik, samen met twee projectleiders waarmee ik in gesprek was, de metafoor van het ploegen, zaaien, groeien en oogsten in een poging de verschillende projecten en activiteiten binnen de (zorg)organisatie waar zij werken, te plaatsen.

Toen ik deze metafoor later uitwerkte, vond ik hem simpel, verhelderend, leuk en daarom wel blogwaardig:

FASE	BESCHRIJVING	CENTRALE VRAGEN	MANAGEMENT AANDACHT	KWALITEIT
Ploegen	De organisatie heeft een idee, maar zal nog onderzoek moeten doen, voordat een duidelijke vraagstelling kan worden gemaakt. Veelal bestaat dit project uit een vooronderzoek dat leidt tot een beslisdocument	Voor wie is de oogst, waaraan hebben zij behoefte en wat moeten we dus straks zaaien? Welke opties zijn er en wat is de 0-optie (niets doen)? Is er een Business Case?	Opdrachtgever en MT zijn nauw betrokken, met name de mensen voor wie de oogst is. (eindgebruikers)                        @KORT EN KRACHTIG!	DENKKRACHT
Zaaien	Op basis van de uitkomsten van het vooronderzoek, worden er in deze fase projectmatig concrete producten opgeleverd op basis van kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria. Het project zou ook kunnen bestaan uit een pilot.	Welke producten moeten worden opgeleverd? Aan welke kwaliteitseisen moet het eindproduct voldoen? Wat hoort (nog) wel bij het project en wat niet? Waartoe is de organisatie in staat als het product is opgeleverd?	Per project is een Stuurgroep met belanghebbenden uit MT, met daarin vertegenwoordigers voor het Organisatiebelang, het belang van de eindgebruiker (groeifase en oogstfase) en het belang van de leverancier (kunnen we - nu - zaaien? Is de grond klaar en zijn er voldoende zaaiers?). Uitvoering door PM (verstand van PM en inhoud) @PROJECT OPDELEN IN OVERZICHTELIJKE FASES EN PER FASE LATEN UITVOEREN	DAADKRACHT
Groeien	Het eindproduct is opgeleverd, maar er moet nu een verdere transitie plaatsvinden naar de lijn. Dit gebeurt met een transitieplan. Dit is de fase waarin coaching en begeleiding belangrijk zijn omdat veranderen nu eenmaal gedoe geeft en daar is aandacht voor nodig . Het gaat hier vooral om de psychologische verandering.	Hoe kunnen we samen afscheid nemen van het oude en toegroeien naar het nieuwe?	Opdrachtgever en MT zijn nauw betrokken. Transitie olv. belanghebbend MT-lid. Snelle reactie als er zwaar weer dreigt. Constante aandacht van leidinggevenden voor de vorderingen. Communicatie adhv het transitieplan. @ IN HET TRANSITIEPLAN STAAT: - DOEL VAN DE VERANDERING - EINDPLAATJE - PLANNING VAN VERANDERSTAPPEN - IEDERS ROL TIJDENS EN NA DE GROEIFASE.	BEGELEIDINGS-KRACHT
Oogsten	De organisatie werkt - grotendeels - volgens de nieuwe werkwijze. De 'winst' die als gevolg van de verandering werd verwacht kan worden geïncasseerd. De verandering is gerealiseerd en de Business Case zal zijn baten gaan tonen.	Hoe zorgen we ervoor dat de verandering blijft, dat we scherp blijven?	Ieder MT lid stuurt hierop en rapporteert via reguliere maandrapportages.	VOLHOUDINGS-VERMOGEN ©Inge Hoogeveen

Gebruik de indeling gerust, maar wel alleen als conversatiestuk: samen zoeken naar de juiste plek van de projecten/activiteiten die plaatsvinden. Het is bedoeld als hulp en niet als keurslijf. In hetzelfde taalveld valt nog veel meer te benoemen: onvruchtbare grond, te vroeg willen oogsten, behoefte aan kunstmest of duurzame biologische landbouw, enzovoort.

Succes ermee en ik hoor graag reacties van gebruikers.