Herken je dit?
In het teamoverleg of in het MT wordt een afspraak gemaakt over een te volgen procedure en vervolgens is de praktijk dat iedereen toch kiest voor het principe: ‘een beetje van de procedure en een beetje van mijzelf’. Nadat dit een paar keer is besproken, wordt er een nieuwe gedragsregel ingevoerd, namelijk ‘afspraak is afspraak’. Wanneer ook deze gedragsregel geen effect lijkt te hebben, hoort men menig collega en leidinggevende zuchten “dat het met de professionaliteit ver te zoeken is in dit bedrijf”. Men gaat vervolgens ‘waarden’ formuleren om aan te geven wat men van een professional verwacht: vertrouwen, proactiviteit, inventief, efficiënt, enzovoort. Deze waarden worden met een mooie campagne de organisatie ingebracht, er worden kaartjes gemaakt die in de portemonnee passen, een leuk filmpje op het intranet gezet en de waarden worden vertaald naar meetbare competenties voor de beoordeling. Ondertussen blijft de praktijk: ‘een beetje van de procedure en een beetje van mijzelf’.
Ja, je herkent dit vast, want het gebeurt in veel organisaties.
Wat hierboven wordt beschreven is een typisch gevolg van de illusie te denken dat complexe vraagstukken op een eendimensionale manier opgelost kunnen worden. Want als er een simpele oplossing zou zijn, zou het probleem niet doorsudderen. De oplossing wordt gekozen, zonder dat het probleem verkend is en zonder dat de betrokkenen daar echt bij betrokken zijn. De gekozen oplossing brengt daardoor geen beweging op gang en zonder beweging is er geen echte verandering mogelijk.
In plaats van oplossingen vraagt een complex vraagstuk verkenning. En dan bedoel ik niet verkenning zoals het zo vaak gebeurt: een (objectieve) quick scan (meestal door bureaus met bekende afkortingen), wat interviews, een rapport en tenslotte een mooie powerpointpresentatie met ‘concrete’ aanbevelingen in de directiekamer.
Het enige wat nog rest is de implementatie. Gevolg: krakend middenmanagement en professionals die de volgende verandering van boven langs hun schouders laten afglijden. De praktijk blijft: ‘een beetje van de procedure en een beetje van mijzelf’.
Begeleidingskundig verkennen betekent: iemand met de laarzen aan het veld in sturen om het gesprek op gang te brengen, zowel met de opdrachtgever als met andere betrokkenen. Samen onderzoeken wat er echt speelt en wat er nodig is. Zo ontstaat een ‘verrijking’ van de vraag in plaats van een ‘verenging’. Deze onderzoeker is niet objectief, maar geeft terug wat hij ziet en maakt zo deel uit van het onderzoek. Hij zou bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld kunnen vragen: hoe serieus nemen jullie elkaar? Hij interpreteert, confronteert en helpt zoeken naar oplossingen die plausibel zijn voor die praktijk: gedragen oplossingen waar energie op zit. Het gaat er namelijk bij complexe vragen niet om DE oplossing te vinden, want die bestaat niet. Het gaat er om de beste oplossing voor dat moment af te spreken; een oplossing die door de betrokkenen (zowel in directiekamer als door de professionals) adequaat wordt genoemd. En ja, dat kost tijd en bovendien weet je ook niet van te voren waar je uitkomt. Maar je weet wel dat je altijd betrokken bent bij wat er gebeurt, anders kun je namelijk uiteindelijk nooit concluderen dat een oplossing voor alle betrokkenen adequaat en plausibel is. Co-creatie is een voorwaarde.
Het mooie van deze manier van werken is dat je niet eerst analyseert en dan implementeert, maar dat je al onderzoekend, samen stappen zet: implementatie wordt daarmee onderdeel van het proces. Je zult samen de grenzen ontdekken van wat mogelijk is binnen de context van het bedrijf en samen de oplossingen bedenken, waardoor iedereen snapt waarom iets volgens een bepaalde procedure moet verlopen.
Vindt je het bovenstaande soft of vaag? Complexe vragen waar je niet gelijk een antwoord op weet te vinden, confronteren je misschien met je eigen ongeduld, de moeite die je hebt met onduidelijkheid (‘hoe kan ik zo sturen of mijn eigen baas tevreden houden?’) of de wens om ‘concreet’ te worden. Maar zeg nou zelf, leidt de bovengenoemde eerste voorbeeld tot een echte verbetering? Misschien moeten we het dan eerst maar eens over ons eigen ongeduld hebben, want anders blijven we snel verkeerde oplossingen bedenken.
